Googleドライブの共有設定 – 相手を特定して共有する

Googleドライブの共有設定を使うとファイルをWeb上に一般公開したり、特定した相手のみとの共同作業ができます。

「相手を特定した共有」は利用頻度が高そうですので、操作方法を知っておくと良いと思います。

ドキュメントをウェブに一般公開して共有するなら、以下のリンクを参照してください。

Googleドライブで特定の相手とファイルやフォルダを共有する

Googleドライブにログインしたら、共有したいファイルまたはフォルダを選択します。（共有したいファイルがたくさんある場合、フォルダを共有してそこにファイルをまとめる方法を検討します。）

ここでは “共有テスト”というファイルを選択してから、共有アイコンをクリックしました。

共有アイコンをクリックした直後のファイルの状態は、限定公開となっていて自分がオーナーです。(下図参照)

[変更…] から公開の方法を変更したくなりますが、相手を特定して共有する場合は、ここを触らずに [ユーザーを追加] の欄に共有したい相手のメールアドレスを入力します。

Googleアカウント (Gmail) を持っているユーザーと、持っていないユーザーのメールアドレスを追加しました。”メールで通知” にチェックを入れることで、ファイルを共有した旨、お知らせのメールを送ることができます。

※ ファイルを閲覧するには Googleアカウントにログインする必要があります。

[共有して保存] ボタンをクリックすることで、共有を開始することができます。

上図 (1) のドロップダウンリストから共有のアクセスレベル（共同編集者、閲覧者コメント可、閲覧者のいずれか）を選択することができます。以下に記載した、「(1)アクセスレベル-共同編集者と閲覧者の違い」を参照してください。
上図 (2) の[変更]は共同編集者に “オーナーの権限の一部” を与えることができます。以下に記載の、「(2)権限の設定」を参照してください。

共同編集者と閲覧者のどちらもできること

共同編集者ができること

メールの添付ファイルのような感覚で相手と共有するなら、「閲覧者」を選択すればよいでしょう。お互いにファイルを変更しあうならば、「共同編集者」を選択します。

共同編集者に他の共同編集者・閲覧者の追加・削除の権限、公開設定の変更の権限を与えることができます。ただし、アイテムの削除は、オーナーだけの権限です。

オンライン上のファイル共有は、メール添付などの手間がなく、文書の受け渡しができます。繰り返しメールの添付文書を編集して送受信しているなら、Googleドライブを利用してみてはいかがでしょうか。