Googleドライブの共有設定 – 相手を特定して共有する

Googleドライブ

Googleドライブの共有設定を使うとファイルをWeb上に一般公開したり、特定した相手のみとの共同作業ができます。

「相手を特定した共有」は利用頻度が高そうですので、操作方法を知っておくと良いと思います。

ドキュメントをウェブに一般公開して共有するなら、以下のリンクを参照してください。

Googleドライブで特定の相手とファイルやフォルダを共有する

Googleドライブにログインしたら、共有したいファイルまたはフォルダを選択します。(共有したいファイルがたくさんある場合、フォルダを共有してそこにファイルをまとめる方法を検討します。)

ここでは “共有テスト”というファイルを選択してから、共有アイコンをクリックしました。

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共有アイコンをクリックした直後のファイルの状態は、限定公開となっていて自分がオーナーです。(下図参照)

[変更…] から公開の方法を変更したくなりますが、相手を特定して共有する場合は、ここを触らずに [ユーザーを追加] の欄に共有したい相手のメールアドレスを入力します。

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Googleアカウント (Gmail) を持っているユーザーと、持っていないユーザーのメールアドレスを追加しました。”メールで通知” にチェックを入れることで、ファイルを共有した旨、お知らせのメールを送ることができます。

※ ファイルを閲覧するには Googleアカウントにログインする必要があります。
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[共有して保存] ボタンをクリックすることで、共有を開始することができます。

共有時のアクセスレベル・権限の設定

  • 上図 (1) のドロップダウンリストから共有のアクセスレベル(共同編集者、閲覧者コメント可、閲覧者のいずれか)を選択することができます。 以下に記載した、「(1)アクセスレベル-共同編集者と閲覧者の違い」を参照してください。
  • 上図 (2) の[変更]は共同編集者に “オーナーの権限の一部” を与えることができます。 以下に記載の、「(2)権限の設定」を参照してください。

(1) アクセスレベル – 共同編集者と閲覧者の違い

共同編集者と閲覧者のどちらもできること

  • アイテムの閲覧とダウンロード
  • Googleドライブへのコピー

共同編集者ができること

  • ドキュメントの編集
  • 他の共同編集者・閲覧者のリストの表示
  • ファイルの版をアップロード / 削除する
  • フォルダのアイテムを追加、削除する(完全削除はできない)
  • 他の共同編集者を招待、削除する(許可されている場合) → (2)権限の設定参照

メールの添付ファイルのような感覚で相手と共有するなら、「閲覧者」を選択すればよいでしょう。お互いにファイルを変更しあうならば、「共同編集者」を選択します。

(2) 権限の設定

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共同編集者に他の共同編集者・閲覧者の追加・削除の権限、公開設定の変更の権限を与えることができます。ただし、アイテムの削除は、オーナーだけの権限です。

オンライン上のファイル共有は、メール添付などの手間がなく、文書の受け渡しができます。繰り返しメールの添付文書を編集して送受信しているなら、Googleドライブを利用してみてはいかがでしょうか。

(参照記事)Google ドライブ ヘルプ

よろしければ、Googleドライブで共有したドキュメントを見つける方法もご覧になってみてください。

投稿者: Jun

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