「現場から戻ってきて、書類作成したくない。現地で空き時間にできるといいけど…。」
「iPad 使えば、いつでもどこでもラクラク書類作れますよ。」と話してみたら
「iPad 買った！」 と連絡が。
そこで、要望をお聞きしてスキマ時間の活用をご提案。
iPadを触るのは初めての方です。
ご要望
- 見積書や写真を、その場からメール送信したい。
- 現場で作った書類は、自宅で印刷したい。
- iPadで作成した書類は、コンピュータで管理したい。
- ついでなんだけど、コンピュータの書類があちこちに散乱しているので整理して欲しい。
ご要望を踏まえてお話ししたこと
- 現場の空き時間にするなら、場所を選ばず・簡単に・早くできないと続かないでしょうからiPadは最適です。
- 見積書などは必要な箇所だけ入力して即完成が理想的。ひな形を用意しましょう。
- （Wi-Fiモデルなので）モバイルルーターで通信環境を確保しましょう。
- AirPrint対応プリンタがあると、iPadから印刷できてとっても快適です。
- iPadで作成した書類は、Evernoteに送ってコンピュータで管理しましょう。
- それから、コンピュータの書類もEvernoteで整理・管理しましょう。
利用する道具
- iPad Wi-Fi 16GB
- NEC Aterm WM3500R（モバイルWiMAXルーター）
- Canon PIXUS MG6230（無線ネットワーク対応インクジェット複合機）
- iPad アプリ: Dropbox, Numbers, Evernote（DropboxとEvernoteはコンピュータにもインストール。まずは見積書ということでNumbersを選択。）
Dropbox 2.0.2（無料）
カテゴリ: 仕事効率化, ユーティリティ
販売元: Dropbox – Dropbox, Inc.（サイズ: 13.6 MB）
Numbers 1.7.1（￥850）
カテゴリ: 仕事効率化, ビジネス
販売元: Apple – iTunes K.K.（サイズ: 256.3 MB）
Evernote 5.1.2（無料）
カテゴリ: 仕事効率化, ユーティリティ
販売元: Evernote – Evernote（サイズ: 27.2 MB）
偶然にもオススメしたプリンタは既にご利用中でした。このプリンタ（PIXUS MG6230）はファームウェアのバージョンが古いとAirPrintできないのでご注意を。 参照情報: AirPrintの使いかた
iPadを使った現場作業の流れ
1. Dropboxから必要な書類をダウンロード。
2. その書類をNumbersで開いて書類作成。
3.書類ができたら（Numbersから）メールするのですが、最初にプリントからプレビューを表示して、用紙の枠内に収まっているか確認しなければいけません。
[終了]をタップしてプレビューから戻ったら、メールを送ります。
4. 忘れずにBcc:に自分のEvernoteメールアドレスを指定して送信。
現場での時間をうまく活用すれば、戻ってからの事務作業から少し解放されることでしょう。
Dropboxアプリには編集機能がないので、Numbersで開いて編集。Dropboxをひな形書庫のように使います。
また、Dropboxはフォルダ共有機能を利用して、ご要望のひな形をこちらから配布できるようにしました。
書類はメールで送信する希望があったので、メールするならついでに Bcc:にEvernoteのメールアドレスを追加して同時保管してしまうのが簡単と思われました。また、コンピュータの書類が整理できていないということも考えると、Evernoteが活躍しそうです。
iPadを導入したことで、かえって時間を消費したとなっては申し訳ないので、しっかりサポートすることにします。
DropboxやEvernoteといった便利なクラウド型サービスは、会社などで制約が無ければ上手に利用したいものです。
iPad や iPhone の良い点は 30秒程度の短い時間でも作業する気になれること。何かの要因で作業を中断しても、すぐに中断したときの状態に戻ることができます。わざわざコンピュータを使わなくてもできることなら、スキマ時間にどんどん活用したいですね。