「文書はファイルサイズを小さくしてから送ってください。」
送信者はWordにデジカメで撮影した写真を数枚挿入して相手に送ったそうです。そして、このような返信をいただいたそうです。
デジカメ写真のサイズが文書サイズに反映されます
大きいサイズで撮影したデジカメ写真を (そのまま) Wordに挿入すると、ファイルサイズがとても大きくなります。
Wordは文書幅で写真を表示しますので、その大きさに気がつきにくいです。
試しに、デジカメ写真1枚（4928px X 3264px 1600万画素 ファイルサイズ 6.5MB）をWordに挿入したところ、Word文書のサイズがおよそ6.6MBになりました。写真サイズ分ファイルサイズが増えた感じですね。複数枚張り込めば、20MB以上にもなることもあるでしょう。
“情報を見る”コマンドで表示したファイルの情報 サイズの項目でファイルサイズがわかる
それをメールに添付して送るとき、光回線は高速なのですぐに送信できてしまいます。ここでもサイズが大きいということに気がつきにくいです。
ファイルを受け取られた方は、もしかすると従量課金 (受信量で料金が変動) の回線で受信していたのかもしれません。あるいは日常的にディスク管理をしていて、大きなサイズのファイルを好まないとか。
いずれにしても、要件を満たすならファイルのサイズは小さいほうが、ネットワークトラフィックも緩和されますし、従量課金ならなおさらです。相手に配慮することも大切です。
次項で、Wordファイルのサイズ圧縮についてご理解ください。(Word for mac 2011を使用)
Wordのコマンドでファイルサイズの圧縮をする
[ファイルサイズの圧縮] で劇的にファイルサイズが変わりました。
Wordはコマンドから、画像サイズを小さくして文書保存が可能です。
その方法は、ファイルを開いた状態で、[ファイル] – [ファイルサイズの圧縮…]を選ぶだけです。
以下のようなダイアログが表示されます。
画像の品質の項は、[印刷に最適な品質(220ppi)]を選べば、文書を印刷する場合でも写真がきれいに印刷できます。
この項目は、他にも[画面表示に最適な品質(150ppi)]、[電子メール送信に最適な品質(96ppi)] とより画像サイズを小さくする選択肢を選ぶこともできます。
また、画像をトリミングしている場合、[トリミングされた画像の領域を削除する]をチェックすることで、見えていない部分を削除してファイルサイズを小さくできます。
[OK] ボタンをクリックして完了です。文書を保存することを忘れないようにしましょう。
ご注意
圧縮と聞くと「圧縮ソフトでzipファイル形式で保存」と思う方もいらっしゃるかもしれませんが、その圧縮とは違います。
JPG画像を挿入したWord文書をzip圧縮してもファイルサイズはさほど小さくなりませんので注意してください。