Googleドライブで共有したドキュメントを見つける方法

Googleドライブ

Googleドライブで共有したファイルやフォルダを見つけようと、左側のメニューから「共有アイテム」を選びました。

しかし、ここに自分が共有したファイルは表示されません。ここは、他のユーザーから共有されたファイルやフォルダが表示されます。
(他ユーザーの共有でも共有設定が “リンクを知っている全員” や “一般公開”となっているものは表示されない)

見つけたいのは自分が共有相手を指定したり、あるいは一般公開したファイルです。

検索ボックスで見つけることができるのかと、検索ボックスをクリック、 [もっとツールをみる]を選びます。

G drive serarch 1

自分が作成したファイルということで、オーナー欄を「自分がオーナー」とし、共有する相手欄に「共有したことのある相手のメールアドレス」を入れて検索。

すると、特定の相手と共有したファイルは見つけることができました。ただし、相手のアドレスがGoogleアカウントのアドレスでないとうまく見つかりません。

共有の形態を問わず、マイドライブ内で共有指定されているファイルを検索することはできないのでしょうか。

過去のGoogleドライブは検索ボックスに公開設定を検索する選択肢があったように記憶しているのですが…。

リスト表示で確認することはできる

解決策とは言えないものの、リスト表示にすると共有しているファイルにはマークがついていることを発見。

G drive serarch 2

フォルダ単位で見る必要があるのですが、ファイルを選んで右上のボタンから [詳細] を表示すると共有の状態も確認できます。

G drive serarch 3

また、詳細表示画面の隣には [履歴] という項目があり、マイドライブを選んで履歴を表示し、スクロールしていくことで共有の履歴を確認することもできました。直近の共有ならここから見つけるのが簡単そうです。

 

Googleドライブにまとまったファイルを移動しようと考えていて、その前にファイル/フォルダーのメンテをしておこうかと、思いついたことなのですが、「共有」というトリガーで見つけること事態、普段は必要とされないことなのかなと感じました。

とはいうものの、良い方法をご存知の方がいらっしゃいましたら教えてください。

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カテゴリ: 仕事効率化

投稿者: Jun

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